Sparen Sie mehrere Stunden nach einem Meeting! 2Action Meeting hilft Ihnen während des Meetings, alles Wichtige mitzuschreiben und erlaubt mit einem Tap die Erstellung eines Berichts!

Verkürzen Sie die Nachbereitungszeit von Meetings, indem Sie die Zeit für das Meetingprotokoll auf ein Minimum zurückschrauben. Dabei bietet Ihnen das Programm auf dem PalmOS Handheld folgende Funktionen:

Die Möglichkeit ein neues Protokoll anzulegen, mit einem Titel, Uhrzeit und einem Datum sowie die Zuordnung des Protokolls zu einer Kategorie. Das Dokument muss allerdings nicht unbedingt ein Protokoll sein, man kann mit dem Programm auch die Tagesordnung für ein bevorstehendes Meeting anlegen und diese Basis dann nutzen, um ein Protokoll der Besprechung zu führen.

Hat man nun die oben genannten Grunddaten eingegeben, kann man im Rahmen des Dokumentes zahlreiche Funktionen nutzen:

• Zum einem gibt es die Funktion die Tagesordnung einer Besprechung zu erstellen. Dabei kann man nicht nur die einzelnen zu besprechenden Punkte erfassen, sondern zu den einzelnen Punkten gleich schon Detailinformationen niederschreiben. Im Laufe des Meetings kann man dann die besprochenen Punkte der Tagesordnung markieren und die Besprechungsergebnisse gleich beim einzelnen Tagesordnungspunkt notieren.
• Über eine Funktion "Teilnehmer" kann man gleich aus dem Adressbuch die Namen der Teilnehmer in das Protokoll übernehmen, dabei kann man selber bestimmen, ob der komplette Adressbucheintrag oder nur Bestandteile wie Name, Firmenname und Titel ins Protokoll übernommen werden soll.
• Die Funktion "Aufgaben" ermöglicht es aus der Besprechung entstehende ToDo´s gleich als solche zu erfassen, mit einer Priorität und einem Abschlußdatum zu versehen und auf Wunsch auch gleich in die Aufgabenliste des PalmOS Handheld eintragen zu lassen.
• Mit der Funktion "Diagramm" kann man auf dem PalmOS Handheld im Laufe der Besprechung entstandene Skizzen oder Diagramme zeichnen, die dann später nach der Syncronisation ins Protokoll mit übernommen werden.
• Und zum Schluß gibt es dann noch die Funktion "Notizen", mit der man ausführliche Notizen ins Protokoll integrieren kann. Wir nutzen diese z.B. um nach einem Meeting mit externen Geschäftspartnern über diese Funktion eine interne Bewertung des Meetings und des Gesprächsverlaufs fest zu halten.

Nachdem man nun, mit 2Action ein solches Protokoll auf dem PalmOS Handheld erstellt hat, kommt eine wirklich interessante und wichtige Funktion zum Einsatz. Denn was möchte man mit einem Protokoll machen? Es an die Teilnehmer der Besprechung oder an Mitarbeiter zur Information weitergeben. Und genau diese Funktion bietet das Programm auf Seite des PC´s.

Nach der Syncronisation einfach das PC Programm 2Action starten und dann auswählen was mit dem Protokoll geschehen soll. Man kann z.B. nur bestimmte Teile des Protokolls auswählen um dann ein solches im HTML Format zu erzeugen und per Mail an die Teilnehmer zu senden. Oder man nimmt alle Bestandteile um einen Bericht für seine Geschäftsleitung im HTML Format zu erzeugen und ebenfalls per Mail zu versenden.

Natürlich kann bei der Generierung eines solchen HTML Protokolls auch das eigene Firmenlogo darin integriert werden.

Fazit: Wir sind von dieser Anwendung absolut begeistert und der Meinung das diese auf jeden PalmOS Handheld gehört, der beruflich genutzt wird und dessen Besitzer regelmäßig an Besprechungen teilnimmt. Bei dem Einsatz im Rahmen unserer Tätigkeiten stellte sich eine deutliche Steigerung der Produktivität und Effektivität von Besprechungen ein und die Nachbearbeitung der Besprechungen erfolgte mit größerer Genauigkeit und viel zeitnaher als zuvor. Das Programm lief dabei im beruflichen Einsatz außerordentlich stabil und zuverlässig.

September 2003 JW